Pedidos de Compra - Perguntas Frequentes

Perguntas que esta FAQ responde:

• Como localizar, aceitar ou recusar um pedido na plataforma?

• Onde encontro um pedido para aprovar ou rejeitar?

• Como visualizar e decidir sobre um pedido recebido?

• De que forma posso acessar e aceitar ou negar um pedido?

• Onde posso consultar e responder a um pedido pendente?

Resposta:

Para aceitar ou recusar um pedido, siga as instruções abaixo:

Passo a passo:

1. Navegue em Minhas pendências

2. Pedidos.

Open

3. Na lista exibida, localize o pedido desejado.

4. Clique sobre o pedido para visualizar os detalhes.

Open

5. Se necessário, clique no Código ERP (identificado por # + número) para mais informações.

6. Após análise:

Open

• Clique em Aceitar para prosseguir com o pedido; ou

• Clique em Devolver a participação para recusar.

Open

Ao aceitar:

• Insira o Código de Referência do Fornecedor (se aplicável).

• Adicione um comentário (opcional).

• Confirme a ação.

Open

Ao devolver:

• Selecione o motivo da devolução.

• Insira um comentário.

• Confirme a ação.

Open

Também é possível aceitar múltiplos pedidos simultaneamente selecionando-os na lista e clicando em Aceitar.

Open

Caso todos os pedidos selecionados estejam com o status Aprovado - Pendente de aceite, inclua um comentário e clique em Confirmar.

Open

Perguntas que esta FAQ responde:

• Quais são os status possíveis de um pedido?

• Quais etapas um pedido pode ter na plataforma?

• Como funcionam os status dos pedidos?

• Quais são as fases de um pedido dentro do sistema?

• Onde posso ver e entender os status de um pedido?

Resposta:

Os status dos Pedidos de compra, são:

• Devolvido - Fornecedor: Pedido devolvido pelo fornecedor e disponível para edição.

• Aprovado - Pendente de Aceite: Pedido novo, aguardando aceite do fornecedor.

• Aprovado - Aceito: Pedido já aceito pelo fornecedor.

Perguntas que esta FAQ responde:

• Como arquivar pendências antigas no Follow-Up que já foram finalizados?

• É possível remover ou arquivar registros antigos de follow-up já resolvidos?

• Como limpar a lista de pendências do Follow-Up após a entrega dos itens?

• O que fazer para arquivar ou encerrar pendências antigas no Follow-Up da plataforma?

• Como arquivar pedidos finalizados para manter a organização do sistema?

Resposta:

Opção 1 - Arquivar pedidos de compra finalizados sem Follow-Up:

Passo a passo:

1. Menu Meu Histórico

2. Pedidos;

Open

3. Selecione os pedidos que deseja arquivar e clique no link Arquivar Pedidos;

• A mensagem de pop-up será exibida e, após confirmação, o pedido será arquivado.

Open

Opção 2 - Arquivar pedidos com Follow-Up:

1. Menu Meu Histórico

2. Pedidos

3. Marque os pedidos com Follow-Up

4. Arquivar Pedidos

Observações Importantes:

• Apenas pedidos com status Aprovado - Aceito podem ser arquivados.

• Após arquivados, não aparecem na busca padrão.

Perguntas que esta FAQ responde:

• Como desarquivar pedidos na plataforma?

• Como acessar pedidos arquivados e trazê-los de volta para a lista ativa?

• Onde encontro pedidos arquivados e como restaurá-los?

• Como consultar e desarquivar pedidos na plataforma?

• Como localizar pedidos arquivados e retorná-los ao painel principal?

Resposta:

Para desarquivar pedidos:

Passo a passo:

1. Utilize o Filtro Avançado.

2. Selecione a opção Exibir pedidos arquivados.

3. Clique em Filtrar.

Para desarquivar:

1. Selecione o pedido.

2. Clique em Desfazer arquivamento.

Perguntas que esta FAQ responde:

• É possível modificar o valor de um pedido?

• Como alterar o preço de um pedido já criado?

• Posso ajustar o valor de um pedido após o envio?

• Existe como editar o valor total de um pedido?

• Como corrigir o valor informado em um pedido?

Resposta:

Não.
Como fornecedor, não é possível alterar valores de pedidos.

Motivo:

• Os pedidos são criados e controlados exclusivamente pelo comprador.

Em caso de divergência:

• Entre em contato diretamente com o cliente/comprador.

Perguntas que esta FAQ responde:

• Meu pedido já foi aceito, por que ainda aparece no sistema?

• Pedido aprovado continua visível, isso é normal?

• Por que um pedido aceito não some da lista?

• Aceitei o pedido, mas ele ainda está disponível na plataforma, o que significa?

• Pedido confirmado ainda aparece como ativo, o que fazer?

Resposta:

Para preservar informações e manter o histórico acessível, os pedidos permanecem visíveis na lista após o aceite e faturamento.

Você pode arquivar pedidos aceitos para organizar sua lista, seguindo os passos abaixo:

Passo a passo:

1. Navegue até Meu Histórico > Pedidos.

2. Selecione os pedidos que deseja arquivar, marcando-os na caixa de seleção .

3. Clique no link Arquivar Pedidos.

4. Confirme a ação na mensagem de pop-up que será exibida.

Observações:

• Apenas pedidos com o status Aprovado - Aceito podem ser arquivados. Após o arquivamento, eles não aparecerão na busca padrão. Para ver pedidos arquivados, use o Filtro Avançado e selecione Exibir pedidos arquivados.

• Para desarquivar um pedido, marque-o e clique em Desfazer arquivamento.

Perguntas que esta FAQ responde:

• O que é o Código de Referência do Fornecedor?

• Para que serve o código de referência do fornecedor?

• Qual a função do código de identificação do fornecedor?

• O que representa o código de referência no cadastro do fornecedor?

• Como funciona o código de referência do fornecedor na plataforma?

Resposta:

O Código de Referência do Fornecedor:

• É um campo opcional.

• É utilizado pelos clientes da Rede Nimbi para gestão de fornecedores.

• Deve ser preenchido apenas se o cliente utilizar esse recurso.

Se o cliente não exigir ou não tiver atribuído um código:

• O campo pode ser deixado em branco sem impedir o aceite do pedido.

Perguntas que esta FAQ responde:

• Um ex-colaborador realizou pedidos, como proceder?

• Não tenho acesso aos pedidos feitos por outro usuário, o que fazer?

• Como visualizar pedidos após saída de um colaborador?

• Como continuar um pedido iniciado por outro usuário?

• Como acessar pedidos da empresa na Nimbi?

Resposta:

Os processos realizados por meio da plataforma Nimbi são criados e enviados diretamente pelo comprador, de acordo com as necessidades da própria empresa. Dessa forma, a Nimbi não interfere nas demandas comerciais, pedidos ou negociações tratadas entre comprador e fornecedor.

Caso você ainda não possua acesso à Nimbi, pedimos que solicite ao administrador da conta da sua empresa a criação ou atualização do seu cadastro, para que possa acompanhar os pedidos e dar sequência às tratativas.

Após o cadastro correto:

• Os pedidos ficarão visíveis para o responsável definido pela empresa;

• As tratativas de pagamento e continuidade dos processos poderão ser alinhadas diretamente entre as partes envolvidas.

Perguntas que esta FAQ responde:

• Como exportar ou baixar pedidos na plataforma?

• Onde posso fazer o download dos pedidos?

• Como gerar um arquivo com os pedidos cadastrados?

• É possível extrair a lista de pedidos? Como fazer?

• Como salvar ou exportar pedidos para o meu computador?

Resposta:

Para exportar pedidos:

Passo a passo:

1. Acesse Meu Histórico > Pedidos.

2. Selecione os pedidos desejados.

3. Clique em Download do Pedido.

Observação:

• Os pedidos serão baixados em formato Excel.

Perguntas que esta FAQ responde:

• O que significa Follow-Up e como aceitar pedidos com essa função?

• Para que serve o Follow-Up e como aprovar pedidos com ele?

• Como funciona o Follow-Up e como utilizá-lo para aceitar pedidos?

• O que é acompanhamento (Follow-Up) e como confirmar pedidos com ele?

• Como usar o Follow-Up para visualizar e aceitar pedidos?

Resposta:

Para aceitar um pedido com follow-up:

Passo a passo:

1. Navegue em Meu Histórico

2. Follow-Up;

Open

3. Role o cursos para baixo e será exibida a lista de itens, localize e clique sobre o pedido desejado.

4. Na lista que será exibida na parte inferior da tela, localize o pedido desejado e clique sobre o link da coluna "Código".

Open

5. No painel Situação Atual, clique em +Ações > Aceitar.

Open

Perguntas que esta FAQ responde:

• Como recusar um pedido utilizando o Follow-Up?

• De que forma posso negar um pedido com Follow-Up?

• Como rejeitar um pedido que está em Follow-Up?

• Onde recuso um pedido dentro do Follow-Up?

• Como não aceitar um pedido usando a funcionalidade de Follow-Up?

Resposta:

Para recusar um pedido com Follow-Up:

1. Vá em Meu histórico

2. Follow up, clique sobre o código pedido desejado .

Open

2. Navegue até o painel Pendências(Parte inferior da tela) e clique em "+Criar Pendência" (lado direito da tela).

Open

3. Em seguida, selecione o tipo de pendência e Insira um comentário e clique no botão Salvar;

Open

4. Com base nas opções selecionadas nesta pendência, o cliente fará a análise das ações apropriadas no pedido, como, por exemplo, realizar um cancelamento.

Perguntas que esta FAQ responde:

• Como atualizar as etapas do Follow-Up?

• De que forma posso alterar o status no Follow-Up?

• Como avançar ou modificar as fases do Follow-Up?

• Onde edito as etapas de acompanhamento (Follow-Up)?

• Como gerenciar e atualizar o progresso no Follow-Up?

Resposta:

Para atualizar etapas:

Passo a passo:

1. Clique em Minhas Pendências

2. Pedidos;

Open

3. Selecione o pedido desejado e ao abrir o pedido clique no painel Itens clique selecione a aba Follow-Up;

• Ao acessar a aba Follow-Up, você verá as etapas como links.

• Para cada pedido listado, clique na etapa que deseja realizar.

Dentro das etapas disponíveis, você pode:

• Selecionar todos os itens,

• Concluir a etapa,

• Replanejar a entrega, ou

• Abrir uma pendência.

Open

Perguntas que esta FAQ responde:

• O que é o e-mail de agendamento?

• Para que serve o e-mail de agendamento?

• O que significa receber um e-mail de agendamento?

• Qual a função do e-mail de agendamento na plataforma?

• Como funciona o e-mail de agendamento?

Resposta:

O e-mail é uma notificação automática informando que existem pedidos em andamento.

Se a Etapa de Agendamento tiver quantidade maior que zero:

• Existem pedidos aguardando agendamento pelo fornecedor.

Passo a passo:

1. Acesse http://login.nimbi.com.br/

2. Vá em Meu histórico > Follow-up

3. Localize os itens referentes ao pedido anteriormente aceito em Pedidos, e clique sobre o pedido

4. Na janela que será aberta, no painel Situação Atual, clique em +Ações > Agendar

Perguntas que esta FAQ responde:

• Como criar uma medição de serviços na plataforma?

• Onde registrar uma medição de serviços?

• Como lançar uma medição de serviços no sistema?

• Qual o passo a passo para cadastrar uma medição de serviços?

• Como incluir uma nova medição de serviços?

Resposta:

Para criar uma medição:

1. Navegue em Meu Histórico

2. Pedidos > clique sobre o código do pedido desejado.

Open

3. Dentro de pedido, vá até o painel Documento de Referência e clique na aba Medições

4. Criar Medição;

Open

5. Preencha:

• Título

• Responsável

• Período de Medição

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6. O usuário será responsável por validar as medições, podendo ser o gestor ou o fiscal de contrato;

7. No painel Período de Medição, inclua o período que sua medição contempla.

Open

8. No painel +Itens+, selecione um item de serviço. Todos os itens de serviço ficam disponíveis para seleção do usuário na criação da medição.

9. Finalizado o preenchimento, clique em Salvar e visualize os itens do pedido a serem medidos.

Open

9. Depois:

• Adicione itens de serviço.

• Informe a Qtde. Medida.

• Defina se é Medição Final.

Open

10. Utilize os painéis de Anexos e Comentários para incluir dados complementares a medição.

Open

11. Se desejar alterar a visibilidade do anexo ou do comentário, clique na combo e escolha se será Público ou Privado.

12. No painel “Acompanhamento”, serão registradas as mudanças de status da medição e os usuários responsáveis por cada alteração.

13. Ao final da operação, clique em Salvar para guardar as alterações na medição ou em Enviar para enviar a medição.

Open

Regras:

• Só é possível medir pedidos com status Aprovado – Aceito.

• Deve existir pelo menos um item de serviço.

Perguntas que esta FAQ responde:

• Como funciona o gerenciamento de contratos na plataforma?