Fórum de Mensagens - Perguntas Frequentes

Perguntas que esta FAQ responde:

• O que é o Fórum na plataforma e como ele funciona?

• Como funciona o Fórum dentro do sistema?

• Para que serve o Fórum e como utilizá-lo?

• O que significa o Fórum na Nimbi e qual sua função?

• Como participar e interagir no Fórum da plataforma?

Resposta:

O Fórum é um canal de comunicação escrito e centralizado dentro da plataforma, vinculado aos processos de compra e cotação (RFQ e RFP). Ele é utilizado para esclarecer dúvidas, registrar decisões e manter um histórico oficial de todas as interações entre compradores, fornecedores e equipes internas.

O Fórum está totalmente integrado aos documentos do Negocia, permitindo que todo o contexto e o histórico da negociação fiquem concentrados em um único lugar.

Como funciona a criação e o uso do Fórum:

• Ao acessar uma RFQ ou RFP, é possível criar um Fórum diretamente a partir do documento, por meio de um card específico.

• Quando criado dessa forma, os fornecedores participantes são incluídos automaticamente.

• É possível ajustar os participantes, removendo ou mantendo apenas os envolvidos desejados.

Tipos de Fórum:

• Interno:

  • Uso exclusivo da equipe interna (até 50 usuários)

  • Para alinhamentos, validações e definição de estratégias

• Externo:

  • Comunicação com fornecedores (até 50 internos e 50 fornecedores)

  • Ideal para dúvidas sobre escopo, prazos e condições

  • Conversas organizadas por fornecedor

• Comunicados:

  • Canal unidirecional

  • Apenas o criador envia mensagens

  • Utilizado para avisos oficiais

Regras e comportamento:

• Respostas de fornecedores são sempre privadas

• O Fórum é encerrado automaticamente quando o documento (RFQ/RFP) é encerrado

• Fornecedores desqualificados são automaticamente inativados no Fórum

• O histórico permanece salvo mesmo após o encerramento

Principais características:

• Acesso pelo ícone no topo da plataforma, com indicação de mensagens não lidas

• Lista de fóruns disponíveis para o usuário

• Mensagens organizadas em ordem cronológica

• Identificação de mensagens públicas e privadas

• Visualização dos participantes

• Envio de mensagens, respostas em thread e anexos

• Possibilidade de restrição de respostas

• Opção de encerramento do fórum

Observação importante:

Cada usuário visualiza apenas os fóruns dos quais participa.

Perguntas que esta FAQ responde:

• Como criar um Fórum na plataforma?

• Como iniciar um novo Fórum no sistema?

• Onde posso abrir um Fórum em um processo de cotação?

• Como cadastrar um novo Fórum na Nimbi?

• Qual o passo a passo para criar um Fórum?

Resposta:

A criação de um fórum é feita apenas por compradores, permitindo definir participantes e o objetivo da comunicação.

Passo a passo:

1. Clique no ícone ‘Fórum’

2. +Novo fórum

3. Preencha os campos obrigatórios:

• Título

• Tipo

• Objetivo

• Participantes (usuários internos e/ou fornecedores)

• Mensagem inicial

3. Finalize a criação do Fórum

Regras da funcionalidade do Fórum:

• Visibilidade: Os fornecedores não têm acesso às informações sobre participantes internos ou externos, nem ao tipo de fórum. Para eles, todas as respostas são sempre privadas ao comprador.

• Gestão: É possível adicionar participantes ao fórum, desde que façam parte do documento vinculado. Após salvar, não é possível remover participantes retroativamente. O comprador pode encerrar o fórum a qualquer momento.

• O fórum mantém toda a comunicação dentro do Negocia, reduzindo o uso de e-mails ou mensagens externas e garantindo governança e rastreabilidade.
  Cada pergunta, arquivo ou ajuste de escopo fica registrado no documento correto (RFQ/RFP), com acesso controlado.

• O Comunicado assegura uma comunicação oficial, objetiva e sem riscos de interpretação equivocada.

Observação Importante:

Para as equipes de compras, os Fóruns Interno e Externo reduzem retrabalho, aceleram a negociação e garantem histórico centralizado, sem perda de informações.

Perguntas que esta FAQ responde:

• Como visualizar os fóruns ativos na plataforma?

• Onde encontro os fóruns em andamento?

• Como acessar a lista de fóruns ativos no sistema?

• Onde posso consultar os fóruns que ainda estão abertos?

• Como ver os fóruns ativos nos processos de negociação?

Resposta:

Os fóruns ativos ficam disponíveis no ícone do Fórum no topo da tela.

Passo a passo:

1. No ícone do Fórum, localizado na parte superior direita da sua tela, você verá um número em preto indicando que existem fóruns ativos para a sua participação ou conhecimento.

Open

2. Você também poderá visualizar os fóruns ativos e aqueles que ainda estão pendentes de leitura ou resposta. Basta clicar no ícone correspondente, eles aparecerão destacados em “azul” na página “Conversas”.

Open

Perguntas que esta FAQ responde:

• Quem tem acesso às mensagens do Fórum?

• Quem pode visualizar as mensagens no Fórum da plataforma?

• As mensagens do Fórum são visíveis para todos os usuários?

• Quem consegue ver as conversas registradas no Fórum?

• As mensagens do Fórum são públicas ou restritas?

Resposta:

A visibilidade das mensagens segue regras específicas:

• Mensagens de compradores e usuários internos podem ser públicas

• Mensagens de fornecedores são sempre privadas para o comprador

• Respostas do comprador aos fornecedores são privadas

• Mensagens enviadas diretamente para um participante são privadas

Observação:

No fórum externo, fornecedores não visualizam respostas de seus concorrentes.

Perguntas que esta FAQ responde:

• O que acontece com o Fórum após o encerramento da cotação?

• Como fica o Fórum depois que a cotação é finalizada?

• O Fórum é mantido após o término da RFQ/RFP?

• O que ocorre com as conversas do Fórum quando a cotação é encerrada?

• O Fórum continua ativo após finalizar o processo de cotação?

Resposta:

• Quando o processo de cotação é finalizado e premiado:

• O Fórum é encerrado automaticamente

• Não é possível enviar novas mensagens

• Para continuar a comunicação, é necessário criar um novo Fórum.

Perguntas que esta FAQ responde:

• Como verificar a confirmação de leitura no Fórum?

• Onde posso ver se minha mensagem foi lida?

• Como saber se os participantes visualizaram minha mensagem?

• É possível consultar quem leu as mensagens no Fórum?

• Como acompanhar a leitura das mensagens enviadas?

Resposta:

É possível verificar quais empresas visualizaram o comunicado.

Passo a passo:

1. Acesse o comunicado

2. Clique no ícone de confirmação de leitura (lado direito)

3. Visualize a lista de empresas

Observação Importante:

Também é possível baixar os dados via opção “Download” em Excel.

Perguntas que esta FAQ responde:

• Como responder uma mensagem no Fórum?

• Onde posso responder mensagens dentro do Fórum?

• Como enviar uma resposta em uma conversa do Fórum?

• De que forma posso interagir respondendo no Fórum?

• Como utilizar a função de resposta nas mensagens do Fórum?

Resposta:

Para responder uma mensagem:

Passo a passo:

1. Localize a mensagem desejada

2. Clique no botão “Responder”

Importante:

• Respostas para fornecedores são privadas

• No Fórum Interno, respostas são visíveis a todos

• O Fórum permite anexar arquivos em mensagens, tanto em fóruns internos quanto externos.