Preguntas Frecuentes - Solicitudes de Información y Cotizaciones (RFI, RFQ y RFP)

Para encontrar cotizaciones recibidas por su empresa:

Acceda a la red Nimbi y vaya a Mis Pendientes > Negociacón;

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Si conoce el título de la transacción, escríbalo en la barra de búsqueda en la parte superior de la página y haga clic en la Lupa (Buscar), use el Filtro avanzado para obtener más detalles de búsqueda o filtre en la barra lateral por: Estado, Tipo y Fecha;

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El proveedor no puede ver a los participantes. La herramienta no permite que los participantes competidores en una negociación (ya sea RFQ, RFP, RFI o Subastas) tengan acceso a otros participantes (si los hay) y no pueden ver las ofertas de sus competidores durante el ciclo. En otras palabras, sólo el comprador (cliente) tiene acceso a esta información, los proveedores no.

El estado de las cotizaciones/RFQ es el siguiente:

• En Proceso: Cotización dentro del plazo estipulado para la participación de proveedores invitados a negociar;

• Plazo Finalizado: cotización con el periodo del ciclo bursátil cerrado. En esta etapa es posible premiar las mejores ofertas registradas por los proveedores participantes que respondieron al RFQ o ampliarlo, solicitando contrapropuestas o un nuevo ciclo de negociación;

• Cerrado: Cotización cerrada y ya incluye las correspondientes adjudicaciones de propuestas de los proveedores participantes que respondieron al RFQ;

• Cancelado: Cotización cancelada (acción a realizar por usuarios con nivel de permiso Negociador de RFQ y/o Administrador).

Los estados del ciclo de negociación de RFQ son:

• Pendiente de aceptación: Pendiente de aceptación.

• Pendiente: En espera de propuesta.

• Respondido: Propuesta enviada.

• Rechazada: El cliente no aceptó la propuesta.

• Vencido: Plazo cumplido sin respuesta.

Sólo es posible cambiar la respuesta a una RFQ si el estado de la negociación es En Progreso y la negociación es del tipo Sobre Cerrado (en este tipo las cotizaciones solo se presentan después del plazo estipulado por el cliente).

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Consulte con su cliente el tipo de sobre de RFQ deseado, si es tipo Sobre Abierto solicite que se envíe un nuevo ciclo a su empresa.

Como la RFQ es un sobre cerrado, para cambiar su respuesta acceda a Mis Pendientes > Negociación, mueva el cursor del mouse hacia abajo y ubique la cotización deseada.

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Acceda a la cotización deseada y, en el último ciclo recibido, haga clic en el botón Editar, ubicado en la parte inferior del panel;

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Realice los cambios necesarios y haga clic en Publicar para que se puedan guardar los cambios.

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Los cambios se registrarán en el panel Historial de cambios.

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Para aceptar y responder a una RFQ recibida por su empresa, acceda a la RFQ en Mis Pendientes > Negociación;

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Ubique la RFQ en la lista de procesos que se mostrará en la parte inferior de la pantalla y haga clic en el título de la negociación deseada;

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Luego de analizar la negociación recibida, responda a la invitación haciendo clic en Aceptar o Rechazar, ubicado en la parte inferior de la página.

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Asegúrese de que la RFQ esté delegada a su usuario en el campo Responsable.

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Antes de responder a los montos de su cotización, consulte los paneles Agenda, Anexos y Comentarios para encontrar posibles datos adicionales enviados por su cliente para ayudarlo a responder a la cotización.

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Si la dirección de envío y facturación es la misma para todos los artículos, puede verificarla en el panel Detalles de envío y facturación.

La respuesta de su empresa se realiza en el panel de Ciclo. Para responder a la RFQ, el estado del ciclo debe ser "Pendiente".

Complete los detalles de envío y la moneda que se utilizará en su respuesta en los paneles Atributos y Monedas.

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En Elementos, ingrese la fecha de vencimiento de la propuesta en el campo Fecha de vencimiento de la propuesta;

En la Lista de artículos para cotizar, haga clic en el enlace del artículo respectivo en la columna Descripción para acceder al panel de respuestas.

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Dentro del panel Ver respuesta del elemento, navegue por las pestañas disponibles, teniendo cuidado de completar todos los campos obligatorios (marcados con un asterisco rojo) y los campos opcionales, si es necesario.

Haga clic en Guardar y continuar para guardar los cambios y continuar con los demás elementos, o en Guardar para guardar solo los cambios del elemento respectivo.

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Agregue un comentario de degradación y confirme.

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Incluye datos complementarios a tu respuesta en la negociación a través de los paneles Adjuntos y Comentarios.

Haga clic en Guardar para guardar los cambios y en Enviar para enviar su propuesta al cliente.

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Las RFQ’s públicas son cotizaciones públicas, abiertas a todos los proveedores registrados con usuarios activos en la red Nimbi, disponibles para participación general.

De esta manera, los proveedores podrán buscar y participar en cualquier RFQ Pública que les interese.

Allí podrás filtrar la búsqueda por categorías e incluso elegir recibir notificaciones cada vez que se abra una RFQ pública para las categorías que te interesan.

Para buscar RFQ públicas, acceda a Red Nimbi > RFQ’s públicas;

Busque solicitudes de cotización públicas utilizando el campo o la lista de búsqueda disponibles;

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Para participar en las RFQ públicas deseadas, haga clic en el título de la oferta y verifique las especificaciones de la cotización.

Asegúrese de cumplir con las demandas específicas del proceso, como la dirección de entrega, las especificaciones y la cantidad de artículos. Después de eso, haga clic en Participar.

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Asegúrese de que la RFQ esté delegada a su usuario en el campo Responsable.

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Antes de responder a los montos de su cotización, consulte los paneles de Agenda, Anexos y Comentarios para encontrar posibles datos adicionales enviados por su cliente para ayudarlo a responder a la cotización.

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Si la Dirección de envío y facturación es la misma para todos los artículos, puede verificarla en el panel Datos de envío y facturación.

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La respuesta de su empresa se realiza en el panel de Ciclo. Para responder a la RFQ, el estado del ciclo debe ser "Pendiente".

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Complete los datos de envío y la moneda que se utilizará en su respuesta en los paneles Atributos y Monedas

En Ítems, ingrese la fecha de vencimiento de su propuesta en el campo Vencimiento de propuesta;

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En la Lista de artículos a cotizar, haga clic en el enlace del artículo respectivo en la columna "Descripción" para acceder al panel de respuesta.

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En el panel Ver respuesta del elemento, navegue por las pestañas disponibles y asegúrese de completar todos los campos obligatorios (marcados con *) y los campos opcionales si es necesario.

Haga clic en Guardar para guardar los cambios después de completar los demás elementos.

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Si tiene un artículo que su empresa no cotizará, seleccione la línea del artículo a través de la casilla de verificación y haga clic en Rechazar artículo.

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Agregue un comentario indicando el motivo del rechazo y confirme.

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Incluye datos complementarios a tu respuesta en la negociación a través de los paneles Adjuntos y Comentarios;

Haga clic en Guardar para guardar los cambios y en Enviar para enviar su propuesta al cliente.

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Acceda a la RFP en Mis Pendientes > Negociación;

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Haga clic en el título de la negociación deseada.

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Luego de verificar el contenido de la negociación, si está interesado en participar, haga clic en Aceptar, o si no está interesado, haga clic en Recusar en la parte inferior de la página.

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El proceso de respuesta a RFP se divide en ciclos compuestos por 3 etapas: Envío de Preguntas, Respuesta a Preguntas y Espera de Propuesta.

En el ciclo deseado, visualice el calendario con la duración de cada paso del proceso en el panel Línea de tiempo.

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• Envío de preguntas: la etapa de envío de preguntas tiene como objetivo formular las preguntas necesarias para crear la propuesta de su empresa.

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Vea el alcance del proceso solicitado por su cliente a través de los archivos disponibles para descargar en el panel de Documento RFP.

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Para enviar una pregunta, navegue hasta el panel de preguntas y respuestas, ingrese su comentario y haga clic en Publicar comentario.

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• Responder preguntas: Tan pronto como comience el plazo para hacer preguntas, su cliente podrá hacer preguntas.

Si su cliente ya respondió, el mensaje estará disponible en el panel de Respuestas.

Para obtener comentarios sobre su propuesta o los datos proporcionados por su cliente, utilice el panel Comentarios y haga clic en Publicar comentarios.

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• Esperando propuesta: En este punto puede ingresar su propuesta según lo solicitado por su cliente.

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En Documentación Solicitada, haga clic en el “clip” disponible en los paneles Propuesta Comercial y Propuesta Técnica, seleccione el documento en el campo respectivo y haga clic en el clip o arrastre el archivo al campo para agregarlo a la propuesta.

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Finalmente, haga clic en Enviar para enviar su propuesta para que su cliente la evalúe.

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Los estados de la RFP son:

• Presentación de consultas: Las negociaciones están en curso y dentro del plazo para que los proveedores presenten sus consultas al cliente;

• Responder preguntas: La RFP se encuentra dentro del plazo para las respuestas de los clientes a las preguntas enviadas durante el período de Envío de preguntas;

• En espera de propuesta: En este punto puede ingresar su propuesta según lo solicitado por su cliente.

• Plazo Finalizado: Cotización con el período del ciclo de negociación cerrado, con adjudicaciones para las empresas que enviaron propuestas dentro del plazo;

• Cerrada: Propuesta con un periodo de negociación cerrado, donde no es posible realizar ningún tipo de cambio.

• Cancelado: Cotización cancelada por el cliente;

Cuando lo inviten a participar en una RFI, podrá acceder a ella a través del correo electrónico de notificación recibido o mediante el área de inicio de sesión de Nimbi Network.

Por correo electrónico, haga clic en Acceder aquí para ser dirigido al RFI.

A través de la Red Nimbi acceda a Mis Pendientes > Negociación;

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Ubique el RFI deseado o si desea filtrar el RFI deseado por cliente, haga clic en Filtros avanzados y en la siguiente pantalla busque ese cliente.

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Al abrir la operación, haga clic en Aceptar o Rechazar. A continuación aparecerá la pantalla con los campos del cuestionario enviado a su empresa.

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Responda todas las preguntas en cada sección y para pasar a las otras secciones, haga clic en Siguiente.

Después de completar todo el cuestionario, haga clic en Enviar.

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Los estados de RFI son:

• En Curso: Investigación dentro del plazo estipulado para la participación de proveedores invitados a postular;

• Rechazado: El revisor de RFI puede devolver la investigación al operador responsable que la generó, si son necesarios ajustes o posibles ediciones;

• Publicada: Investigación publicada en la plataforma, pero no se registró su fecha límite, ya que se eligió una fecha futura para iniciar el RFI;

• Suspendido: Investigación con período de negociación pausada por el usuario responsable de la solicitud o por el usuario 'Administrador' de la empresa que generó el RFI.

• Cerrado: Investigación con periodo de negociación cerrado, donde no es posible realizar ningún tipo de intercambio.